mengadakan suatu konferensi pers (press conference) ?

Dari pengalaman kemarin mengadakan Press Conference KRI-KRCI regional Wilayah II 2012, berikut saya akan sedikit berbagi langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan suatu konferensi pers:

Langkah paling pertama yang harus dilakukan adalah mengundang wartawan. Ya tentu saja,namanya juga konferensi pers, jadi ya kita harus bisa mendatangkan pers sebanyak-banyaknya. Caranya? Untuk lebih memudahkan kita dalam menghubungi wartawan, mintalah bantuan dari pihak-pihak yang telah terbiasa berhubungan dengan mereka. Misalnya: kemarin kami tim humas panitia KRI-KRCI meminta bantuan dari bagian humas ITB yang sudah memiliki list kontak wartawan ‘langganan’ ITB untuk mengundang mereka.
Selanjutnya siapkan press release, yaitu semacam laporan singkat tentang acara yang akan diadakan. Biasanya berisi latar belakang acara, jenis acara, waktu dan tempat, penyelenggara, peserta, dan informasi-informasi lain yang harus diketahui oleh media dan khalayak umum
Menyiapkan tempat press conference. Tidak ada spesifikasi khusus tempat harus bagaimana, yang penting suasana bersih dan nyaman. Persiapkan jumlah kursi lebih dari jumlah media yang diundang karena seringkali satu media mengirimkan lebih dari satu wartawan. Siapkan pula mic, soundsystem, dan segala kelengkapannya. Jika diperlukan siapkan pula proyektor dan layar.
Yang tak kalah penting adalah menyiapkan konsumsi untuk wartawan yang diundang. Ya, konsumsi memang menjadi salah satu elemen penting yang harus disiapkan. Bisa-bisa wartawan protes kalo kelaperan hehehe...
Hal paling utama yang harus disiapkan adalah presentator. Persiapkan siapa pembicara yang akan menjelaskan tentang acara yang akan diselenggarakan. Pembicara bisa lebih dari satu orang, yang penting segala informasi tersampaikan dan semua pertanyaan bisa terjawab saat sesi tanya-jawab. Sesi tanya-jawab biasanya berlangsung setelah pembicara memaparkan acaranya, dan justru sesi tanya-jawab ini biasanya durasinya lebih lama dari pemaparannya sendiri. Bisa juga membawa barang/alat yang akan dipresentasikan agar lebih nyata dan menarik perhatian para wartawan. Misalnya jersey saat press conference transfer pemain bola, atau kalo berdasarkan pengalaman kemarin kami membawa robot KRCI yang akan bertanding dan memperlihatkan aksinya di depan para wartawan.
Siapkan pula daftar hadir untuk mengetahui siapa saja wartawan yang hadir pada saat itu beserta data-datanya (nama, institusi/media, alamat email, nomor telepon).
Terakhir yang tak boleh lipa untuk disiapkan adalah dokumentasi. Ya, setiap acara perlu didokumentasikan bukan?

sumber gambar : http://www.fnsindonesia.org/

Beberapa poin tambahan yang harus diperhatikan saat mengadakan konferensi pers:

Waktu yang paling efektif untuk mengadakan konferensi pers adalah pukul 09.00-11.00 pagi, sehingga beritanya bisa langsung dimasukkan ke redaksi pada sore harinya dan terbit keesokan paginya (untuk media cetak) atau berita bisa langsung disiarkan malam harinya saat peak time (untuk media elektronik.
Biasanya wartawan lebih suka mewawancarai secara personal. jadi jangan kaget kalo setelah pemaparan wartawannya jadi mencar-mencar sendiri mencari sember berita yang bisa diwawancarai.
Siapkan kartu nama. Jangan sungkan untuk minta bertukar kartu nama dengan para wartawan. Pasti akan sangat bermanfaat di kemudian hari.
Wartawan suka ngaret.

Nah, itu dia beberapa hal yang bisa saya share berdasarkan pengalaman saya dan teman-teman mengadakan konferensi pers. Semoga bermanfaat :)

Bandung, 17 Mei 2012
Hesti Nuraini